28 noviembre 2013

7 Claves para atacar una bandeja de email llena

Una de las cosas que más suele terminar siendo desastroso es la bandeja de entrada del email, en mi caso así lo es y en muchos casos suele pasar, se acumulan emails y emails y muchas veces no sabemos cómo atacar ese montón de emails esperando a ser revisados.

Vamos a imaginarnos que esos mails son cartas físicas que llegan a nuestra casa y amontonamos en la mesa del salón, y que tenemos acumuladas decenas de cartas de publicidad, de amigos, de noticias importantes, de cursos,... pero todas allí amontonadas, alborotadas, sin ser ordenadas y sin ser la mayoría de ellos ni leídas.

Pues vamos a ver 7 ideas para atacar nuestro buzón de entrada del email:

- Ataca solo el mail: esto lo he hablado con vosotros muchas veces en diversas actuaciones de nuestra vida, el hacer una cosa cada vez y no intentar abarcar muchas y dejar todas a medias o no centrar nuestra atención plenamente en ninguna de ellas. Cuando nos disponemos a atacar un mail atacado cierra el resto de aplicaciones, aleja el móvil, deja los blogs, facebook,.. y centrate únicamente en el mail. Atacalo concentrada y sin disperar tu atención e intenta dejarlo acabado o casi acabado, firme en tu idea de por fin controlarlo y ya.

- Aplica los filtros: utiliza los filtros que usas los gestores de emails para que se vallan ordenando según entran, por favor son herramientas muy útiles y buenas, no las desaproveches.

- Lee por encima los asuntos o remitentes de los emails: cuando tengas decenas o cientos de emails acumulados no te dispongas a ir abriendo uno a uno (imagínate la similitud que decíamos del correo encima de la mesa), ve haciendo una lectura rápida de los asuntos y remitentes de los emails, para buscar los importantes.





- Mensajes poco importantes separados: los mensajes poco importantes separalos a una carpeta para leerlos luego pero dejar tu bandeja de entrada libre de ellos (imagínate la mesa llena de correo y que la publicidad, cartas de amigos,.. las guardamos en una cajita aparte, no los ignoramos, los dejamos para atender más tarde y dejar nuestra mesa "bandeja de entrada" más despejada y atender lo más importante)

- Algunas cosas directamente a la basura: mensajes del punto anterior mándalos directamente a la basura, esos que sabes que no tienen importancia ninguna, que no vas a leer o que no te interesan, eliminalos y enfocate en los importantes que es cuando sentimos el que hemos adelantado en nuestra labor, atacando las cosas importantes.

- Anota las tareas: con tu lista de tareas pendientes: (en mi Agenda-Organizador del hogar encontrareis varias para imprimir) al lado ve anotando las tareas que te vas encontrando en los mails y elimina o archiva en alguna carpeta esos mails, fuera de tu bandeja de entrada pero con la tarea apuntada y pendiente.

- Aplica la regla del minuto: Si algún mail te solicita algo que puedes realizar en un minuto o dos, hazlo ya y fuera, te lo quitas del medio y has perdido nada de tiempo, pero asegurate que de verdad no vas a tardar mucho más de ese minuto (esto lo hemos visto tanto en mis libros como en mis post en varias tareas del hogar)


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